收发人员在学院总务处领导下负责接收和分发全院的报刊、信函等工作。为了进一步规范收发工作的管理,特制定本收发室管理制度。
一、接收:
1. 邮局送达学院的各类邮件签收并登记在册；
2. 凡上级文件或兄弟单位文件及未写明部门或姓名的报刊、信函等一律送学院党政办公室；
3. 报社、邮局每天送达的报刊、信件,在邮局到达2小时内全部分发完毕；
4. 特快专递及时通知、送达收件人或收件部门；
5. 机要、急件、会议通知随到随送。
二、发送:
1. 收发人员对收到的挂号信、汇款单、包裹单、印刷品等须认真核对、详细登记和签收,并对签收后的邮件负责；
2. 学生、教职工凭有效证件(身份证、工作证、学生证)及邮件领取通知单领取邮件,并当面点清；
三、收发人员要端正工作作风,提高服务质量与效率,不得私拆文件及来往信函,不顶撞、不刁难报刊订户。发现差错,耐心热情做解释工作,及时查明原因,属工作失职造成的损失,由有关人员承担行政和经济责任。